Internet jest w obecnych czasach chyba największym zasobem Ziemi.

 Jest zasobem nieskończonej informacji.

Informacja ma ogromną silę rażenia. Może być Twoim atutem, a równocześnie może być narzędziem Twojej porażki.

Dlatego tematem dzisiejszego artykułu jest etykieta poruszania się w kontaktach e-mailowych.

W obecnych czasach każda szanująca siebie i klientów firma posiada stronę internetową, a z pracownikami można się komunikować za pomocą maila.

Nawet przedszkole mojego syna czynnie korzysta z tego narzędzia i pokazuje swoje życie w internecie.  Internetowo otrzymujemy informacje o płatnościach.

Tym bardziej duże firmy dbają o odpowiedni wizerunek w sieci, a dostęp mailowy jest równocześnie podstawowym i sprawnym narzędziem komunikacji.

Pracując w korporacji, moja skrzynka odbiorcza osiągała dziennie prawie 200 maili.

Możecie sobie to wyobrazić?

Do tego maile wychodzące i osiągamy ok. 300 maili dziennie.

Warto więc zbudować Twój spójny wizerunek również w sieci.

Jakie są najczęstsze błędy kobiet w poruszaniu się w internecie?

(Nie twierdzę, że mężczyźni ich nie popełniają. Robią babole tak jak i my :-))

Ujmijmy więc szeroko pojęte błędy  pracowników w internecie:

1. Tytuł maila. Zawsze pamiętajmy o tym, aby wpisać tytuł maila. To bardzo ważne z uwagi na ilość informacji w sieci. Jeżeli otrzymasz maila bez tematu, to nie jesteś w stanie określić poziomu jego ważności. Piszesz np. do swoich ludzi: proszę o przesłanie raportu… dziś do godziny 12.00. Nie wpisałaś tematu raport 12.00, więc Twój pracownik nie jest w stanie ocenić wagi maila a ma teraz klienta, z którym przedłuża się spotkanie.  Ty się denerwujesz, bo sama musisz wysłać maila z raportem zbiorczym. Pretensje w stosunku do pracownika mogą w tym przypadku być nie na miejscu. Powiesz: przecież ma czytać wszystkie moje maila. Racja, ale czy tak chcesz budować swój autorytet?

Brak tematu może być odbierany jako wynik pośpiechu, lub braku odpowiedniego skupienia, lub chaosu Twojej pracy.

2. Stopka. Na koniec każdej wiadomości wpisz sobie w szablonach swój podpis. Podpis ma być zgodny z ogólnie przyjętym podpisem w Twojej organizacji. Zwykle jest to imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, nazwa firmy, adres. Nie staraj się dokładać żadnych elementów upiększających, żadnych wzorków, zdjęć. To niepotrzebnie odwraca uwagę czytelnika od tego co najważniejsze – Twoich danych, związanych z pełnioną funkcją w tej firmie. Odpowiedni podpis równocześnie ma na celu ułatwienie Twojej pracy. Nie musisz już dopisywać

„Pozdrawiam.

Lucyna”

co skraca czas pisania maila. Przy ogromie obowiązków, jakie posiadasz zawsze jest to jakaś oszczędność czasu. Unikasz również sytuacji, w których robisz w standardowym zwrocie literówkę.

3. Uśmieszki. To coś, czego nie cierpię w biznesie. Wiem, że masz potrzebę pokazania swoich emocji w mailu, a emotikonki to uniwersalna i łatwa metoda emanowania uczuć. Proszę nie rób tego, a raczej rób tylko w rzadkich i uzasadnionych przypadkach.

Wyobraź sobie, że piszesz do szefa swojego szefa:

 „Mamy problem z dostawą wody. Dostawca, o którego pytałeś, nie zgłosił się do nas w dniu wczorajszym, pomimo Twojej interwencji.

Pozdrawiam 🙂

Wioletta”

Po przeczytaniu takiego maila miałabym wrażenie, że mam do czynienia z osobą rozchwianą emocjonalnie. Nie wiem z czego się tu cieszyć. Dostawca się nie zjawił a Ty masz wspaniały nastrój. Komunikat nie na miejscu.  Po drugie, jeżeli chcesz być poważnie traktowana w biznesie to nie pisz buziek do szefa Twojego szefa. Może On stanie się Twoim szefem, a po takim mailu nie ma mowy o poważnym traktowaniu.

Co innego, gdy piszesz np. do pracownika centrali – informatyka, który naprawił Twój komputer migusiem:

„Dziękuję 🙂

Pozdrawiam.

Wioletta”

Taki mail może wzmocnić pozytywnie relację z pracownikiem departamentu Twojej firmy.

Nikt w całej firmie nie pogniewa się na Ciebie, jeżeli będzie odbiorcą takiego podziękowania za pomoc.

4. Łańcuszki szczęścia, dowcipy, zdjęcia to kolejny temat wywołujący irytacje wśród wielu pracowników. Ostrożnie z takimi mailami. Mamy również politykę bezpieczeństwa w wielu firmach a takie maile są traktowane jako spamy i możesz mieć problemy.

Jeżeli otrzymałaś łańcuszek szczęścia to nie przesyłaj go dalej w obawie, że zostaniesz sama na ziemi. Ziemia byłaby już dawno bezludna, gdyby tak rzeczywiście było.

Co do dowcipów, to nie każdy ma to samo poczucie humoru i ten sam dowcip może być irytujący dla kogoś innego. Wystrzegaj się dowcipów, które obrażają czyjąś przynależność, kolor włosów, wyznanie, orientację seksualną. Do pracy przychodzi się pracować, wiec dowcipy radze zostawić na wieczorne spotkania towarzyskie, jeżeli masz taka potrzebę.

Zdjęcia: nigdy nie wysyłaj zdjęć nieproszona. Ktoś może sobie nie życzyć oglądania Twojego zdjęcia z wakacji nad morzem. Jeżeli w trakcie wcześniejszej rozmowy obiecałaś, że prześlesz komuś zdjęcie np. hotelu, który polecasz, taki mail jest uprzednio zaanonsowany odbiorcy, więc nie odbierze go negatywnie.

Pamiętaj jednak o pojemności takich maili. Może łatwiej umieścić link do strony www? Skrzynki odbiorcze w dużych firmach maja zwykle ograniczone możliwości, a i jednorazowy mail ma swoje warunki związane z pojemnościami. Możesz dostać „podziękowalnego” maila od departamentu zarządzania zasobami informatycznymi, do wiadomości Twojego przełożonego.

5. Emocje. Podczas codziennej pracy mamy do czynienia z różnymi problemami. Taka praca – menedżer jest od problemów! Pamiętaj jednak, że treść zbyt emocjonalna może być negatywnie odebrana przez odbiorcę. On przecież z Tobą nie rozmawia, nie słyszy tonu Twojego głosu i nie może odpowiedzieć na Twoje zarzuty od razu. Jak odebrałabyś takiego maila?

„Pani Aniu,

piszę do Pani, gdyż oferta przygotowana przez Panią została skonstruowana chyba na kolanie w drodze do domu. Nie słucha Pani moich sugestii. Mam wrażenie, że mówię do ściany.

Pozdrawiam.

Walenty”

A co czujesz, kiedy czytasz takiego maila?

Pani Aniu,

pisze do Pani, gdyż oferta przygotowana przez Panią  nie zawiera paru elementów, którymi jestem żywotnie zainteresowany.

Proszę wziąć pod uwagę dodatkowe dane, o których wspominałem Pani w naszej ostatniej rozmowie.

W razie jakichkolwiek pytań, służę pomocą.

Pozdrawiam.

Walenty”

Oba maile wskazują, iż nadawca ma określony poziom zdenerwowania związany z faktem, iż nie wszystkie dane znalazły się w Twojej ofercie. Natomiast mail nr 2 nie uraża Twojego ego. Jest grzeczny i treściwy.

Pamiętaj: Nawet nasycone emocjami problemy opisuj w sposób treściwy.

6. Skróty. Jest wiele skrótów ułatwiających nam codzienne funkcjonowanie w sieci.

Kto z nas nie miał do czynienia ze skrótami typu:

thx (thanks)

asap (as soon as possible)

sys (see you soon)

dzięks (dziekuję)

pzdr (pozdrawiam)

Takie skróty dopuszczalne są jedynie w luźnych relacjach. Nie zalecam stosowania w codziennej komunikacji tym bardziej na poziomie M-M (menedżer to menedżer).

7. Duże litery. Nie zalecam używania dużych liter. W mailu mogą być odbierane jako Twój krzyk. Nawet jeżeli przez przypadek włączyłaś sobie caps locka, popraw raczej treść od nowa.

Poniżej ten sam tekst pisany małymi i dużymi literami. Jakie emocje w Tobie wywołuje?

Mam dziś dużo pracy.

MAM DZIŚ DUŻO PRACY.

Pierwszy jest zwykłym stwierdzeniem, że masz dziś dużo pracy.

Drugi sprawia wrażenie, że jesteś zdenerwowana, bo masz dziś dużo pracy.

Mały niuans a tak wiele zmienia.

6. Dane osobowe. Unikaj w mailu podawanie danych osobowych, chyba, że charakter pracy i mail, który piszesz, jest zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych. Podając dane osobowe bądź czujna, do kogo adresujesz maila i sprawdzaj zawsze dokładnie, aby nie naruszyć ustawy.

7. Ważne maile. Spotykałam się z różnymi metodami zwracania uwagi na maila, który z jakichś względów był dla kogoś ważny. No tak, w 200 mailach przychodzących nie trudno o nie potraktowanie jakiegoś maila priorytetowo.

W takich przypadkach można stosować oznaczniki typu ważne tzw. oflagowanie. Można również zadzwonić do odbiorcy, iż ma na skrzynce ważny mail. Można za jakiś czas, po braku reakcji odbiorcy, ponowić maila, to również daje sygnał o jego ważności. Można w temacie maila dopisać: WAŻNE.

Nie polecam takich metod:

Temat: RAANNNYYY RATUUUJJJJ !!!!

8. Gadulce. W niektórych firmach można korzystać z programu GG. Niektóre firmy maja swoje programy analogiczne do GG. Pamiętaj jednak, iż nie jest to miejsce na pogaduchy, a treści napisane przez użytkowników są rejestrowane i przechowywane na serwerach firmowych.

9. Dupochron. To potoczna nazwa na funkcję ochronną maila. Pamiętaj, że maile to słowo pisane i stanowi materiał dowodowy w Sądach Powszechnych. Wiec ostrożnie z tym materiałem. Czasami lepiej zadzwonić, czasami lepiej otrzymać maila na swoje zapytanie w ważnej sprawie. Są osoby, które mają niezwykłą umiejętność korzystania z tego narzędzia w swojej pracy.

Dbaj o swój wizerunek. Wizerunek pojmowany jako szeroka strategia.

ONA W BINESIE Sabina Cieślar Jak nie spieprzyć wizerunku w kontaktach mailowychCzęścią tej strategii jest komunikacja przez Internet.

Pozdrawiam.

Sabina